Datenschutz

DATENSCHUTZERKLÄRUNG FÜR DAS
SMARTPAYROLL- PORTAL

„smartPayroll“ bezeichnet den Dienst der Paragon Customer Communications GmbH (nachfolgend „PCC“) zur elektronischen Verarbeitung, Zustellung und Archivierung von Gehaltsdokumenten, der im Auftrag der EDAG Engineering GmbH durchgeführt wird. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung anlässlich Ihres Besuchs auf dieser Homepage ist uns ein wichtiges Anliegen.

Nachfolgend finden Sie Informationen darüber, wie Ihre personenbezogenen Daten für den Service von smartPayroll verarbeitet werden.

I. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

EDAG Engineering GmbH
Kreuzberger Ring 40
65205 Wiesbaden
Deutschland

Tel.: +49 611 7375-0
Fax: +49 611 7375-265
E-Mail: info-city[at]edag.com

II. Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Der verantwortliche Datenschutzbeauftragte ist:

INTARGIA Managementberatung GmbH
Dreieich Plaza 2a
63303 Dreieich
Deutschland

Email: datenschutz[at]edag.com
Website: www.edag.com

III. Allgemeines zur Datenverarbeitung

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Bei jedem Aufruf der Internetseite erfasst das System grundsätzlich automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners (siehe unter a.).

Für die vollumfängliche Nutzung des smartPayroll- Portals ist es weiterhin erforderlich, dass mit der Registrierung und Anmeldung zu smartPayroll personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert werden (siehe unter b.). Zugriff auf die bei der Registrierung und Anmeldung erhobenen Daten haben ausschließlich speziell dafür berechtigte Mitarbeiter bei der PCC. Eine Weitergabe an Dritte oder den Absender Ihrer Gehaltsdokumente erfolgt nicht. Zugriff auf gespeicherte Gehaltsdokumente innerhalb des smartPayroll Archivs haben ausschließlich Sie als Nutzer des Portals. Alle Dokumente werden verschlüsselt gespeichert und können nur unter Nutzung ihrer Zugangsdaten entschlüsselt und eingesehen werden.

a. Nutzung der smartPayroll Webseiten ohne Anmeldung/Registrierung
Mit der Nutzung des smartPayroll- Portals erhebt und speichert PCC automatisch in den Server-Log-Dateien Informationen, die Ihr Browser übermittelt. Dies sind z. B.:

• Browsertyp/-version
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)
• Uhrzeit des Aufrufs der Website.

Diese Daten sind für PCC keinen bestimmten Personen zuzuordnen. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Daten werden zudem nach einer statistischen Auswertung nach 90 Tagen automatisiert gelöscht.

Bei anonymen Zugriffen auf die Webseiten (ohne vorherige Anmeldung) werden keine IP-Adressen protokolliert. PCC protokolliert nur die Seite, auf die zugegriffen wird, sowie den Referrer, also die Herkunft des Besuchers.

b. Nutzung der smartPayroll Webseiten mit Registrierung/Anmeldung
Wenn Sie sich für die Nutzung des smartPayroll-Portal-Services registriert haben, werden folgende Daten gespeichert:

• Name und Adresse
  • E-Mail-Adresse(n)
  • Datum, Uhrzeit und Benutzername sowie die durchgeführten Aktionen.
  • Ggf. erfolgt zusätzlich die Speicherung der IP-Adresse, von der die Aktion ausgelöst wurde.
  • Persönliche Daten, die Sie im Zusammenhang mit der Benutzung des Services in das System eingeben.

Diese Daten werden ausschließlich zur Nutzung des Services verarbeitet.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles bei Nutzung der smartPayroll Webseiten ohne Anmeldung/Registrierung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Registrierung und Anmeldung für die smartPayroll Website ist bei Vorliegen einer Einwilligung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung
Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit der informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.

In diesen Zwecken liegt auch das berechtigte Interesse an der Datenverarbeitung iSv Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Registrierung des Nutzers ist zur Nutzung des smartPayroll-Services erforderlich.

4. Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.

Im Falle der Speicherung der Daten durch PCC in Logfiles ist dies in aller Regel nach spätestens sechzig Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.

Die personenbezogenen Daten, welche bei der Registrierung des Nutzers erhoben werden, werden so lange gespeichert, wie Sie für den smartPayroll-Service registriert sind. Nach Beendigung des Services werden die personenbezogenen Daten umgehend gelöscht.

7. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.

Als Nutzer haben Sie jederzeit die Möglichkeit, den smartPayroll-Service zur elektronischen Zustellung Ihrer Gehaltsdokumente innerhalb des Portals ändern. Ein komplettes Abbestellen des Services und Löschen Ihrer Daten kann per formloser E-Mail an payroll@edag.com angefordert werden. Sie erhalten in diesem Fall Ihre Gehaltsdokumente wieder per Post.

IV. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert personenbezogene Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners.
Folgende Daten werden hierbei erhoben:

(1) Die IP-Adresse des Nutzers
(2) Datum und Uhrzeit des Zugriffs
(3) Besuchte Website
(4) Menge der gesendeten Daten in Byte
(5) Quelle/Verweis, von welchem Sie auf die Seite gelangten
(6) Verwendeter Browser
(7) Verwendetes Betriebssystem

Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Wir haben unser Interesse an der Bereitstellung sowie am Betrieb und der Sicherung dieser Internetseite gegen das Interesse des Aufrufenden an der Vertraulichkeit seiner personenbezogenen Daten miteinander abgewogen. Das Vertraulichkeitsinteresse tritt dabei zurück. Ohne die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist eine Bereitstellung der Internetseite technisch nicht möglich. Dies gilt ebenso für deren Betreib und Sicherung. Dabei dient die Sicherung der Website auch den Interessen des Aufrufenden.

3. Zweck der Datenverarbeitung
Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Die erhobenen Daten dienen damit statistischen Auswertungen und zur Verbesserung der Website. Ihre personenbezogenen Daten (IP-Adresse) werden vorab anonymisiert.
Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.

In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

4. Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.

Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens sieben Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.

V. Nutzung von Usercentrics (Einwilligungsmanagement)

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Wir nutzen den Einwilligungsverwaltungsdienst der Usercentrics GmbH, Sendlinger Str. 7, 80331 München (nachfolgend „Usercentrics“). Beim Aufruf unserer Internetseite erfasst das System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden von oder durch die Nutzung des Dienstes erhoben:

• • Opt-in- und Opt-out-Daten
  • Referrer URL
  • User Agent
  • Benutzereinstellungen
  • Consent ID
  • Zeitpunkt der Einwilligung
  • Einwilligungstyp
  • Template-Version
  • Banner-Sprache

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage ist auf Grund der rechtlichen Verpflichtung zur Speicherung der genannten Daten Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung
Der Dienst wird zur Verwaltung von Einwilligungen eingesetzt. Dies dient der Einhaltung von gesetzlichen Verpflichtungen, wonach einwilligungsbedürftige Datenverarbeitungen über die Website nur dann durchgeführt werden dürfen, wenn eine entsprechende Einwilligung der User vorliegt. Zur Speicherung der eingeholten Einwilligungen als auch zur Verwaltung wird der Dienst von Usercentrics verwendet. Dies gilt auch im Falle des Widerrufs der erteilten Einwilligung.

Usercentrics wird als Auftragsverarbeiter eingesetzt. Daher haben wir mit Usercentrics einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß den gesetzlichen Anforderungen abgeschlossen.

4. Dauer der Speicherung; Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Die Aufbewahrungsfrist ist die Zeitspanne, in der die gesammelten Daten für die Verarbeitung gespeichert werden. Die Daten müssen gelöscht werden, sobald sie für die angegebenen Verarbeitungszwecke nicht mehr benötigt werden.

Die Einwilligungsdaten (erteilte Einwilligung und Widerruf der Einwilligung) werden drei Jahre gespeichert. Die Daten werden dann unverzüglich gelöscht.

Die Erfassung und die Speicherung der Daten ist für den Betrieb der Internetseite gesetzlich vorgeschrieben. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.

Die Datenschutzbestimmungen des Datenverarbeiters finden Sie hier: https://usercentrics.com/de/datenschutzerklaerung/

VI. Verwendung von Cookies

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Das Portal und die Website nutzen u.a. auch sogenannte „Cookies“, welche dazu dienen, die Webseiten insgesamt nutzerfreundlicher, effektiver sowie sicherer zu machen – etwa wenn es darum geht, das Navigieren auf der Plattform zu beschleunigen. Bei Cookies handelt es sich um kleine Datensätze, die auf Ihrem Computersystem abgelegt werden.

In dem Cookie werden Informationen abgelegt, die sich jeweils im Zusammenhang mit dem spezifisch eingesetzten Endgerät ergeben. Dies bedeutet jedoch nicht, dass PCC dadurch unmittelbar Kenntnis von Ihrer Identität erhält.

Services der PCC, die eine Anmeldung mit Benutzernamen und Kennwort erfordern, nutzen sogenannte „Session-Cookies“. Anhand dieser „Session-Cookies“ können Sie während der Dauer Ihrer Anmeldung identifiziert werden. Nach dem Ende der Sitzung bzw. dem Schließen des Browsers verfallen diese automatisch. Für die Nutzung dieser Services ist es Voraussetzung, dass Cookies von Ihrem Browser akzeptiert werden.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung technisch notwendiger Cookies ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung
Der Einsatz von Cookies dient dazu, die Nutzung des Portal-Services für Sie angenehmer zu gestalten. So setzt PCC sogenannte Session-Cookies ein, um zu erkennen, dass Sie einzelne Seiten der Website bereits besucht haben. Diese werden nach Verlassen der Seite automatisch gelöscht.

Einige Funktionen der Internetseite können ohne den Einsatz von Cookies nicht angeboten werden. Die durch technisch notwendige Cookies erhobenen Nutzerdaten werden nicht zur Erstellung von Nutzerprofilen verwendet.

4. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers gespeichert und von diesem an die Website übermittelt. Darüber hinaus akzeptieren die meisten Browser Cookies automatisch. Sie können Ihren Browser jedoch so konfigurieren, dass keine Cookies auf Ihrem Computer gespeichert werden bzw. Cookies nach Beenden der Session automatisch gelöscht werden. Die vollständige Deaktivierung von Cookies kann jedoch dazu führen, dass Sie nicht alle Funktionen der Website nutzen können.

VII. Kontaktformular und E-Mail-Kontakt

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Auf dieser Seite ist ein Kontaktformular vorhanden, welches für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden kann. Nehmen Sie diese Möglichkeit wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an uns übermittelt und gespeichert. Diese Daten sind verpflichtend anzugeben:

• Vorname, Nachname
  • E-Mail-Adresse
  • Personalnummer

Im Zeitpunkt der Absendung der Nachricht werden zudem folgende Daten gespeichert:

• Die IP-Adresse des Nutzers
  • Datum und Uhrzeit der Registrierung

Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Absendevorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.

Alternativ ist eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mail-Adresse möglich. In diesem Fall werden Ihre mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten gespeichert.

Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer E-Mail übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Ist der E-Mail-Kontakt für die Erfüllung eines Vertrages erforderlich, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske dient uns allein zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme. Im Falle einer Kontaktaufnahme per E-Mail liegt hierin auch das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten.

Die sonstigen während des Absendevorgangs verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen dazu, einen Missbrauch des Kontaktformulars zu verhindern und die Sicherheit der informationstechnischen Systeme sicherzustellen.

4. Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Kontaktformulars und diejenigen, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit Ihnen beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

Die während des Absendevorgangs zusätzlich erhobenen personenbezogenen Daten werden spätestens nach einer Frist von sieben Tagen gelöscht.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, ihre Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. Nehmen Sie per E-Mail Kontakt mit uns auf, so können Sie der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden.

Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.

VIII. Nutzung von Google Web Fonts

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Wir nutzen zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten so genannte Web Fonts, die von Google bereitgestellt und auf unsere Server lokal heruntergeladen werden. Dazu werden die benötigten Web Fonts in Ihren Browsercache geladen, um Texte und Schriftarten korrekt anzuzeigen. Wenn Ihr Browser Web Fonts nicht unterstützt, wird eine Standardschrift von Ihrem Computer genutzt.

Beim Aufruf der Seite werden hierfür bei Ihnen keine Cookies gesetzt. Es findet auch kein direkter Verbindungsaufbau zu den Servern von Google statt, da die Schriftarten lokal in unsere Webseite eingebunden sind.

2. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist auf Grund unseres berechtigten Interesses an einer einheitlichen Darstellung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung
Google Web Fonts ist eine frei verfügbare Bibliothek von über 800 Schriftarten. Google Web Fonts erlaubt es uns, dem Nutzer unsere Webseite in einem ansprechenden Design und über alle Geräte hinweg in gleichartiger Qualität darzustellen. Nur so ist es technisch möglich, dass alle Besucher unserer Homepage eine gleichbleibende und angenehme Nutzererfahrung haben.

Hierin liegt auch unter berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

4. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Die Daten werden solange gespeichert, wie sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung erforderlich sind. Sie haben die Möglichkeit der Verwendung durch Veränderung Ihrer Browser-Einstellungen zu widersprechen.

IX. Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:
1. Auskunftsrecht
Sie haben das Recht, im Umfang von Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu verlangen, die wir verarbeiten.

2. Recht auf Berichtigung
Sollten Ihre personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sein, haben Sie im Umfang von Art. 16 DSGVO ein Recht auf Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen personenbezogenen Daten und/oder Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten.

3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

4. Recht auf Löschung
Sie können im Umfang von Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern wir nicht rechtlich zur weiteren Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtet oder berechtigt sind.

5. Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, im Umfang von Art. 20 DSGVO die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln.

6. Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht im Umfang von Art. 21 DSGVO gegen eine Verarbeitung Widerspruch zu erheben, soweit die Datenverarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung oder des Profilings erfolgt. Einer Verarbeitung auf Grund einer Interessenabwägung können Sie unter Angabe von Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.

7. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung
Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

8. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.